Wanneer kan jy gesprekke wettig opneem?
“Big Brother is watching you.” (Uit George Orwell se boek 1984)
Jou slimfoon stel jou in staat om omtrent enigiets, op enige plek en enige tyd op te neem. Jou skootrekenaar en ander toestelle kan outomaties aanlynvergaderings opneem. Tegnologie wat stem- en/of video-opnames moontlik maak, is nou baie algemeen, wat aan ons almal 'n kragtige hulpmiddel bied om akkurate rekords te hou, dispute af te weer of om dit op te los en om bewyse te versamel.
Dit is wel van kardinale belang om te verstaan wanneer dit wettig is om gesprekke op te neem – en wanneer dit nie is nie … of jy nou van aangesig tot aangesig met mekaar praat, oor die telefoon of via digitale platforms soos WhatsApp, Zoom, Slack of Teams.
Die wet: Wat is toelaatbaar en wat is nie?
Die wetlike raamwerk vir die opneem van gesprekke in Suid-Afrika word hoofsaaklik deur die Wet op die Regulering van Onderskepping van Kommunikasie en Verskaffing van Kommunikasie-verwante Inligting (“RICA”) beheer. Die Wet is nie net daarop gemik om “Big Brother”-tipe regeringstoesig oor sy burgers te reguleer nie, maar ook om ons teen mekaar te beskerm wanneer dit kom by ons algemene regte op privaatheid.
Verder is die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting (“POPI”) relevant wat die verwerking van persoonlike inligting reguleer. Die impak daarvan op die opname van gesprekke hou hoofsaaklik verband met hoe die opgeneemde inligting hanteer, gestoor en gedeel word.
Hier is 'n paar sleutelpunte om in gedagte te hou:
- Opneem van gesprekke waarvan jy nie deel is nie: Die opneem van gesprekke tussen ander mense, waarby jy nie 'n party is nie, is oor die algemeen onwettig tensy uitdruklike toestemming van alle partye verkry word. Dit is omdat RICA 'n algemene verbod daarop plaas om "kommunikasie te onderskep" sonder die betrokkenes se medewete en toestemming. Daar is slegs beperkte situasies waar sulke opnames wettig mag wees, soos ingevolge 'n hofbevel of om 'n persoon se ligging in 'n noodreddingsituasie vas te stel.
- Opname van jou eie gesprekke: As jy self direk by die gesprek betrokke is, word jy regtens toegelaat om die gesprek sonder toestemming op te neem. RICA laat individue toe om kommunikasie waarvan hulle 'n party is, op te neem, hetsy as 'n direkte deelnemer of indien die gesprek in hul "onmiddellike teenwoordigheid" en binne hoorbare bereik gevoer is. Daar is geen wetlike verpligting op jou om die ander deelnemers in te lig of toestemming te verkry voor ‘n opname nie, maar, soos ons hieronder bespreek, is daar dikwels goeie praktiese redes om dit te doen.
Let daarop dat spesifieke reëls van toepassing is op opnames “in verband met die bedryf van besigheid”. Om aan POPIA te voldoen, maak seker dat jy 'n duidelike, wettige doel vir jou opname het en dat jy die opname net vir daardie beperkte doel gebruik.
- Opname van openbare gesprekke: In openbare ruimtes, waar daar oor die algemeen geen verwagting van privaatheid is nie, is dit onwaarskynlik dat die opname van gesprekke sonder toestemming jou in ernstige moeilikheid sal laat beland. Tog moet jy steeds versigtig wees met die doel waarvoor jy jou opnames gebruik. Byvoorbeeld, 'n persoon se beeld, stem, voorkeure en opinies is "persoonlike inligting" onderhewig aan POPIA se beperkings op die gebruik en berging van persoonlike inligting. Oorweeg ook deurentyd die konteks voordat jy die opname maak, aangesien daar wel situasies kan wees waar privaatheid redelikerwys verwag word.
Wat van kommunikasie in die werkplek?
As 'n werkgewer sal jy dalk oproepe en gesprekke in die werkplek vir sekuriteits-, nakomings- of opleidingsdoeleindes moet opneem. As werkgewer moet julle sensitief en versigtig wees met jul opnames; duidelike en deursigtige kommunikasie is noodsaaklik om vertroue in die werksomgewing te behou en om dispute te vermy.
Julle sal gewoonlik jul werknemers moet inlig as hul kommunikasie of werkplekaktiwiteite gemonitor of opgeneem gaan word. Dit kan met dienskontrakte, diensbeleide of met direkte kennisgewing in die werkplek en/of aan die werknemer gedoen word. Soos altyd met ons arbeidswette is daar geen ruimte vir foute nie, so spesifieke advies is noodsaaklik!
Praktiese wenke om gesprekke wettig op te neem.
As jy van plan is om 'n gesprek op te neem, oorweeg hierdie praktiese riglyne om te verseker dat jy binne die wetlike grense bly:
- Om ander in te lig: Selfs wanneer dit dalk nie wetlik nodig is nie, help dit om misverstande te voorkom en om vertroue te bou as jy die ander betrokke partye inlig dat jy die vergadering en gesprekke opneem. Baie platforms soos Teams en Zoom sal by verstek alle vergaderingdeelnemers vooraf in kennis stel dat hulle opgeneem word. Dit is selfs beter om dit spesifiek te noem wanneer jy die vergadering begin, tesame met 'n aanbod om die opname op versoek met deelnemers te deel.
Maak opnames wanneer jy dink dat jou opname belangrik kan wees in 'n latere regsdispuut (om byvoorbeeld die bepalings van 'n aanlynkontrak te bewys). Veral omdat jy deelnemers vooraf in kennis gestel het van jou voorneme om die vergadering op te neem. Dit kan die bewyskrag daarvan verhoog en dit moeilik maak vir 'n teenstander om die inhoud daarvan later in die hof te wil betwis.
As jou gesprek 'n internasionale een is, hou in gedagte dat sommige jurisdiksies strenger reëls as ander het oor die noodsaaklikheid van toestemming.
As jy hieroor twyfel, is dit beter dat jy geen kanse vat nie: Die veiligste manier sal altyd wees om toestemming te vra.
- Veilige berging: Berg opnames veilig, veral as dit sensitiewe inligting bevat. POPI vereis dat persoonlike inligting veilig gehou moet word teen ongemagtigde toegang of oortredings, en dat die inligting net so lank gehou mag word as wat dit redelikerwys nodig is vir die doel waarvoor dit opgeneem is.
- Verantwoordelike gebruik: Wees bedag op hoe jy die opnames gebruik. Die deel of publisering van opnames sonder toestemming kan ernstige regsgevolge inhou.
Daar is baie grys areas hier, so kontak ons gerus as jy enige twyfel het.
Provided by B. R. Sandwith Inc.
© DotNews. All Rights Reserved.